ZAMANINIZI ÇALAN 20 TUZAK

Zaman çok çabuk geçiyor. Geriye dönüp baktığınızda çok çalıştığınız halde hiçbir şeye yetemediğinizi düşünüyor olabilirsiniz. Zamanı etkili kullanmanın yollarından belki de en önemlisi dikkatinizi dağıtan ve zamanınızı çalan tuzaklara ‘hayır’ demekten geçiyor. Bu tuzakların farkında olursanız onlardan kurtulmanız daha kolay olur.

İşte hayatımızın her alanında karşımıza çıkabilen ve zamanımızı çalan 20 yaygın tuzak. Bu rehberle, bu tuzakların farkına vararak daha verimli ve etkili bir şekilde zamanınızı yönetebilirsiniz.

1. Bıçağı bilememek: Durup dinlenin ve küçük molalar verin. İhtiyacınız olmasa bile vereceğiniz molalar sayesinde hem enerji toplar, hem de daha hızlı iş bitirirsiniz. İki ormancının hikayesini hatırlayın. Gün boyu hiç durmadan ağaç kestiği halde yine de daha az ağaç kesen ormancıya diğer ormancının verdiği cevap:

‘Sen durup dinlenmeden çalışırken ben birkaç ağaç kestikten sonra hem dinleniyordum hem de baltamı biliyordum. Keskin baltamla, daha az çabayla, daha çok ağaç kestim.’

2. Ertelemek: Neden ertelediğinizi bilirseniz o sebebi ortadan kaldırmanız daha kolay olur. Ertelemenin ardında nereden başlayacağını bilememek, işin çok zaman alacak olması, mükemmeliyetçilik gibi çok çeşitli sebepler yatıyor olabilir. Bu konuda 5 dakika kuralı çok işinize yarayacaktır. Sadece 5 dakikalığına o işi yapmaya başlayın ve 5 dakikanın sonunda hala yapmak istemiyorsanız duracağınız söz verin. Görün bakın bir kere başladıktan sonra devam etmek isteyeceksinizJ.

3. İşkolik olmak: Sürekli çalışmak çok iş bitirmek anlamına gelmez. Önemli olan verimli çalışmaktır. Neyin öncelikli ve acil olduğuna karar verin. Diğer işler için plan yapın ve delege edin. Bütün işleri sizin yapıyor olmanız iyi bir yönetici olduğunuzu göstermez.

4. Aceleci olmak: Acele işe şeytan karışır. Yanlış karar verme ihtimaliniz artar. Acil olan çoğu şey önceden planlanmadığı için acil hale gelir. Her zaman bir planınız olsun. Planlı yola çıkarsanız, yoldan sapmaz ve daha hızlı yol alırsınız. 

5. Karar verememek: Yeterli veriye sahip olduğunuzda daha hızlı ve daha doğru kararlar alabilirsiniz. Hedefinizi net olarak belirleyin, mümkün olduğu kadar bilgi toplayın ve riskleri değerlendirin. En kötü karar bile kararsızlıktan daha iyi iyidir.

6. Hayır diyememek: Herkesi memnun etmek mümkün değil. Başkalarını kırmak istemediğiniz ya da problem çıkmasın diye yaptığınız şeyler zamanla kendinize saygınızı yitirmenize sebep olabilir. Önceliklerinizi belirleyin. Başkalarına her ‘evet’ dediğinizde kendiniz için bir şeye ‘hayır’ demiş olursunuz. Daha önceden yapılmış bir planınız olursa diğer tekliflere ‘hayır’ demek daha kolay olacaktır.

7. Dağınık masa: Masanızın üstü kafanızın içini yansıtır. Dağınık masa dağınık fikirler demektir. Uzun zamandır elinizi sürmediğiniz evrakları masanızdan kaldırın. Yapılması gereken işleri önce bir kağıda yazın, ardından onlara öncelik sırası verin ve her birine zaman sınırı koyun. Yazdıkça beyniniz boşalacak ve rahatlayacaksınız.

8. Gündemsiz ve verimsiz toplantılar: Saatler sürdüğü halde karar alamadan çıktığınız toplantılardan şikayetçi misiniz? Toplantılarınızı önceden planlayın. Kimlerin katılacağını, ilgili evrakları, alınacak kararları paylaşın ve toplantıya hazırlıklı gelinmesini sağlayın. Süreyi belirleyin, gereksiz tartışmalardan kaçının.

9. Öncelikleri bilmemek: İşlerinizi önceliklerine göre sıraya koyun. Her işi yapacak kadar vaktiniz olmayabilir ama önemli işleri yapacak kadar vaktiniz mutlaka vardır. Sizi hedeflerinize taşıyacak önemli işlerinizi günün en erken saatlerinde bitirin. ‘Ye O Kurbağayı’ kitabı size bu konuda müthiş ilham verecektir.

10.Plansızlık: Planlı yapılan işler daha çabuk biter. Yoldan çıkmazsınız. Hedefleriniz ve planınız olmadığında her yöne savrulan bir yelkenli gibi olursunuz. Nereye gideceğini bilmeyen bir yelkenliye hiç bir rüzgar yardım edemez.

11. Açık kapı politikası: Her an herkese cevap vermeye çalışırsanız, süper kahraman olursunuz ancak birlikte çalıştığınız insanlar düşünmek, gelişmek, çözüm bulmak için uğraşmazlar. Çalışanlarınızla görüşme saatlerinizi belirleyin. Problemleri çözümleriyle birlikte getirmeleri için onları destekleyin.

12. Yetki vermemek: Çalışanlarınıza sorumlulukları devrederken yetki vermeyi unutmayın. Karar alma ve kaynakları kullanma hakkına sahip olan çalışanlarınız işlerini daha çok sahiplenir ve motivasyon kazanırlar. Aksi takdirde işi sonuçlandırmak için yine sizin kapınızı çalmak zorunda kalırlar.

13. Başkasına bağlı işlerin bitmesini beklemek: İş akışlarını düzgün planlayın ve görevlendirme yaparken mutlaka zaman sınırı koyun. Şirket içi iletişimin güçlü olmasını sağlayın. 5N1K kuralına (ne, ne zaman, nerede, nasıl, niçin, kim) uygun olarak kurduğunuz sistem, işlerin tıkır tıkır yürümesini sağlar.

14. Başlayamamak: Başlamak bitirmenin yarısıdır. Başlamakta zorlanıyorsanız Mel Robbins’in 5 saniye kuralını uygulayın. 5,4,3,2,1, diyerek hemen kalkın ve yapmanız gereken ne ise onu yapın. Mel Robbins'a göre, bu 5 saniyelik geri sayım, beyindeki tereddüt ve ertelemeyi engellemeye yardımcı olur. Anlık bir karar verme ve eyleme geçme alışkanlığını teşvik eder.

15. Büyük işleri parçalamamak: Büyük işleri küçük parçalara bölün ve her seferinde biri üzerinde çalışın. Küçük adımlar süreklilik sağlandığında zaman içinde büyük işlerin bitmesini sağlar.

16. Odaklanamamak: Pomodoro tekniğini kullanın. Tüm dikkat dağıtıcıları bir tarafa bırakın. 25 dakika boyunca sadece bir işe odaklanın. Sonra 5 dakika ara verin ve bu döngüyü üç kez arka arkaya tekrar edin. Ne kadar çok iş bitirdiğinize siz de şaşıracaksınız.

17. Güne geç başlamak: Erken kalkan çok yol alır. Kimsenin sizi rahatsız etmeyeceği günün en sessiz saatlerinde hem daha üretken olursunuz, hem de işlerinizi hızlıca tamamlarsınız. Güne nasıl başlarsanız devamı da aynı şekilde gelecektir.

18. Dijital bağımlılık: Sosyal medyada geçireceğiniz zaman için kendinize sınır koyun.

19. Mükemmeliyetçilik: Kendinize uygun, ulaşılabilir hedefler belirleyin ve bu hedeflere ulaşmaya çalışın. Aşırı detaylarda boğularak ilerlemenize engel olmayın, harekete geçmekte gecikmeyin.

20. Aktif dinlememek:. Yanlış anlamalar veya eksik bilgi nedeniyle alınan yanlış kararlar işi tekrar etmenize yol açar.

Tuzakları kaldırın, hızlı ilerleyin.

Zamanınızı çalan tuzakların farkına vararak, iş ve özel hayatınızı daha dengeli bir şekilde yönetebilirsiniz. Zamanınızı etkili bir şekilde kullanmak için bu tuzaklardan kaçının ve kendinizi organize edin.

Unutmayınız ki, zaman en değerli ve kaybettiğinizde yerine koyamayacağınız tek hazinenizdir. Zamanınızı yönetmek konusunda desteğe ihtiyaç duyuyorsanız buraya tıklayınız.

Bereketli ve bol kazançlı günleriniz olsun.

NOT: Yeni yazılarımız için bildirim almak isterseniz haber bültenimize üye olunuz. Fayda sağlayacağını düşündüğünüz yönetici ve işletme sahipleri ile bültenimizi paylaşınız.

Gülfidan Bereket

ActionCOACH – İşletme Koçu