ORGANİZASYON ŞEMASI NEDEN ÖNEMLİDİR?

İşletmeler bir hedef ile yola çıkar. Hedeflerine ulaşmak için stratejiler geliştirirler. Yol haritası ile de hedeflerine ulaşmaya çalışırlar. Başarılı bir işletmede insan kaynaklarının etkin kullanılması için organizasyon şeması aracılığıyla temel departmanlar belirlenmelidir. İş akışına göre bu departmanlar ve alt birimleri arasındaki ilişki kurulmalıdır. 

Pek çok işletmede kişiler ve departmanlar arasında çatışma yaşanır. Beklenen bilgiler, belgeler veya ara çıktılar zamanında gelmez. Sekteye uğrayan işler için başkaları suçlanır. Hangi süreçte, kimin nelerden sorumlu olduğu, işini kime, ne zaman teslim etmesi gerektiği gibi konularda belirsizlikler vardır. Çalışanlar arasındaki ilişkinin ve iletişimin düzgün olabilmesi için doğru bir organizasyon şeması gerekir.

Organizasyon Şeması Nasıl oluşturulur?

Organizasyon şeması bir işletmedeki tüm birimleri, alt birimleri, birimler arasındaki ilişkiyi, hiyerarşik yapıyı açıklayan bir haritadır. İşletmenin iskeleti niteliğindedir. Organizasyon şeması oluşturulurken aşağıdaki temel kriterlere dikkat edilmesi gerekir.

·        Pozisyonlar kişiye özel olmamalıdır. Aksi takdirde o kişi işten ayrıldığı zaman yerine aynı yetkinliklerde birini bulmanız mümkün olmayabilir.

·        Departman ve pozisyonların birbiri ile olan ilişkisini açıklamalıdır.

·        İşletmedeki süreçler ve gereklilikleri göz önünde bulundurulmalıdır.

·        Önce iş belirlenmeli, sonra bu işe uygun kişinin tarifi yapılmalıdır.

·        Her pozisyon için görev tanımları oluşturulmalıdır.

·        Her pozisyon için yetkinlikler tanımlanmalıdır.

·        Kimin kime bağlı çalıştığı ve işbirliği yapacağı birimler kolaylıkla anlaşılmalıdır.

·        İşletmede henüz mevcut bulunmayan pozisyon veya departmanlar olabilir. Bunlar da organizasyon şemasında bulunmalıdır.

·        İşletme iyi analiz edilmelidir.

Organizasyon Şemasında Hangi Temel Departmanlar olmalıdır?

Pazarlama, Satış, Satın Alma, Üretim ve İdari İşler ve Mali İşler en temel departmanlardır. Bu nedenle organizasyon şemasında görünmesi gerekir.

• Pazarlama: Firmanın tanıtımını yapmak ve marka değerini yükseltmek, potansiyel müşterileri firmaya çekmek, rakip analizi yapmak, pazarı araştırmak gibi temel görevleri vardır.
• Satış: Müşteriye ürün ve hizmeti sunar. Satış sonrası iletişimi devam ettirir. Müşteri memnuniyetini sağlar. Varsa bayi ağını yönetir.
• Satın alma: Ürün veya hizmet sunmak için gerekli olan tüm hammadde ve ürünleri sağlar.
• Üretim: Ürün veya hizmeti üretir, verimliliğin artmasını sağlar.
• İdari işler: İşletmedeki yemek, bakım-onarım, güvenlik, servis, bilgi-işlem, işe alım gibi iç hizmetleri yürütür.
• Mali işler: Finans ve muhasebe süreçlerini yürütür. Alacakları tahsil eder, borçları öder, resmi daire ve bankalarla ilişkileri sağlar, geçmişe dönük performans tablolarını yönetime sunar, geleceğe dönük bütçeyi hazırlar.

Bazı işletmelerde, özellikle ilk kurulum aşamasında bir kişi birden fazla departmanın sorumlusu olabilir. Bu durum yukarıda adı geçen ana faaliyetlerin organizasyon şemasında görünmesine engel değildir. Gelecekte firma büyümeye devam ederken her departman için ayrı bir çalışan görevlendirilebilir.

 Organizasyon Şemasının Faydaları

·        Yeni işe başlayanlar kendilerini doğru konumlandırabilir ve işletmeyi daha iyi tanırlar.

·        Çalışanlar bu şemaya bakarak kariyer planlamalarını yaparlar.

·        İşletme, hedeflerine daha kolay ulaşır.

·        İşletmenin gelecekteki konumu hakkında fikir verir.

·        İşletme vizyonu hakkında fikir verir. Çalışanlar gelecekte hangi departmanların açılacağını bilir.

·        Kurumsallaşmayı sağlar.

·        Kurum içi iletişimi kuvvetlendirir.

·        İşe alım süreçlerinde kolaylık sağlar.

·        Çalışanların performans değerlendirmesine katkı sağlar.

Organizasyon şeması işletmelerdeki stratejik yönetim, süreç yönetimi, performans yönetimi gibi kritik yönetim süreçlerine hizmet eder. Bu nedenle işletmelerin hedefleri, sistemleri ve süreçleri doğrultusunda oluşturulmalıdır. Her bir pozisyon için doğru kişiler tarif edilmelidir. Kişiye göre iş değil, işe göre kişi tercih edilmelidir. Organizasyon şeması işletmelerin performansına doğrudan etki eder. Bu nedenle de derin ve kapsamlı bir analiz sonucunda oluşturulmalıdır.

Bereketli ve bol kazançlı günleriniz olsun.

Gülfidan Bereket

ActionCOACH – İşletme Koçu