#ERP (Enterprise Resource Planning) projeleri, işletmelerin verilerini, süreçlerini ve çalışanlarını bir araya getirerek verimli ve etkili bir şekilde yönetmelerini amaçlar. ERP projelerinin başarısı, doğru planlamaya, yapılan hataların önlenmesine ve verimliliğin artmasına bağlıdır. Aslında ERP'ye geçiş bir çok alt projenin bir bileşkesidir. O nedenle öncelikle iki hayati tanımlanın yapılması gerekir: #Süreç ve #Akış Yönetimi.

ERP sistemleri, işletmenin farklı süreçlerini (örneğin, satın alma, stok yönetimi, muhasebe) bir araya getirir. Bu sayede, verilerin doğru ve zamanında işlenmesi, hata oranının azalması ve çalışanlar arasında veri akışının daha hızlı ve efektif olması sağlanır. Farklı süreçlerin hangi noktalarda birbirine temas ettiğinin anlaşılması ve hangi aşamalarda işletmenin zorluklar ile karşılaştığının belirlenmesi, ERP sürecine nereden başlanması gerektiğini de belirtir. Süreç yönetimi, ERP projelerinin başarısının anahtar faktörlerinden ilkidir.

Akış yönetimi ise veri ve bilgi akışını yönetmeyi amaçlamaktadır ve genellikle süreç yönetimi ile karıştırılmaktadır. Çalışanlar arasında veri ve bilgi paylaşımının daha hızlı ve efektif olması, manuel işlemlerin azalması ve hata oranının düşmesi amacıyla hazırlanan yol haritaları akış yönetimi dahilindedir. Akış yönetiminin bir diğer getirisi de verilerinin doğru ve zamanında işlenmesini ve raporlanmasını garanti etmesidir. Yani günümüz iş dünyasında bilgi lojistiğini sağlayan en önemli yönetim bileşenidir ve organizasyonlarda ERP'den bağımsız olarak da yapılması bir şart haline gelmiştir.

Akış ve süreç yönetimi konularında anlaştığımıza göre, planlama aşamasını da aydınlatmakta fayda var. #Planlama da kuşkusuz bir projenin en önemli aşamasıdır. Hatta günümüzde, kişisel yaşantımızda dahi olmazsa olmazlardan biridir. Boşverin siz o carpe diemcileri ve zamanı iyi değerlendirin.. Neyse..

Planlama projenin hedeflerinin, maliyetlerinin, süreçlerinin, zamanının ve çalışanların gereksinimlerinin dikkatli bir şekilde değerlendirildiği aşamadır. Bir bütün olarak projeye bakılan, gerçekçi olunması gereken ancak asla katı olunmaması lazım olan, esnek tutulan bir yapılacaklar ve yapılması gerekenler listesi oluşturmaktır. Ayrıca bunların yapılması için hangi kaynaklardan ve ne kadar kullanılacağı ile bu kaynaklara nasıl erişim sağlanacağı gibi sorulara da yanıt verilir. Planlama, bir haritaya yukarıdan bakmak anlamına gelir ve haritaya zoom yaptığınız sürece farklı detayların ortaya çıkacağı unutulmamalıdır.

Burada açıklanması gereken bir diğer kavram da verimliliktir. Kuşkusuz hemen herkesin #verimlilik hakkında söyleyecekleri vardır. Ancak ERP projelerinde verimlilik verilerin ve süreçlerin tek bir yerden yönetilmesi ile yakından ilişkilidir. İşletmeye sistematik olmak ve bunun sayesinde hız kazandırmak ana hedefi ile oluşturulan bir ERP projesinin başarı ölçütü verimliliktir.

Peki tüm bu kavramları bilmemize ve uyguluyor-muş gibi olmasına karşın işletmeler neden ERP'yi gerçekten kullanamaz? (Biliyorum biliyorum sizin şirket kullanıyor ama gerçekçi olalım, etinden sütünden bütünüyle faydalanamıyorsunuz)

Biraz işletmelerin temelde yapmadıkları ya da bile isteye yaptıkları ama aslında yanlış olan unsurlardan bahsetmek gerekir. Aşağıdaki unsurlar ERP projelerinin başarıya ulaşmasının önünde en sık rastlanan engeller olarak nitelendirilebilir:

1. ERP Projeleri karmaşı projelerdir ve tam anlamıyla uygulanabilir bir sistemin oluşturulması zaman alır. Ayrıca zaman zaman revizeleri gerektirir. Güncel kalabilmek için işletmenin kararlılığı bir ön koşuldur. Kullanıcı ihtiyaçlarının yanlış anlaşılması, ERP sistemi seçimi ve yapılandırması sürecinde, kullanıcı ihtiyaçlarının tam olarak anlaşılmaması, sistemin beklentileri karşılamamasına neden olabilir. Özellikle yazılım seçimi ve yazılımların müşteri ihtiyaçlarına göre şekillendirilmesi konusunda ihtiyaç tespiti hayatidir.
2. Yeterli maliyet ve zaman tahmini yapılmaması da büyük bir problemdir. Genellikle yola çıkalım da bakarız diyen bir yaklaşım ile yönetilen günümüz işletmeleri planlama aşamasında detaylara yeterinde özen göstermediği için, hali hazırda oldukçça maliyetli ve zahmetli olan ERP projesinin ortasında isyan bayrağını çekebilmektedirler. Kabul edilmelidir ki ERP projelerinin maliyeti ve zamanı çok büyük olabilecektir. Hali hazırda bu büyüklüğü tahmin etmek zordur. Bir de eksik veya yanlış maliyet ve zaman tahminleri yapılması, projeyi aşırı maliyetli veya gecikmeli hale getirebilir.
3. ERP projelerinin başarısı, iyi bir proje yönetimi planına bağlıdır. Eksik veya yetersiz proje yönetimi, projeyi başarısız hale getirecektir. Hem işletme içinde hem de işletme dışından alınan ürün ve hizmetlerde, proje yöneticilerinin koordineli olması ve şeffaf iletişim kurması çok önemlidir.
4. Uyumlu sistemlerin eksikliği de sık karşılaşılan bir sorundur. ERP sistemlerinin, işletmenin mevcut sistemleri ve verileriyle uyumlu olması gerekmektedir. Eksik veya yanlış uyumlu sistemler, veri kaybı veya yanlış veri işlemesine neden olabilecektir. Planlamada hangi sistemler arasında entegrasyon yapılması gerektiği detaylı biçimde ortaya konmalıdır. Ayrıca bunların entegrasyonu için gerçekçi bir zaman tahmini yapılmalıdır.
5. İşletmenin değişmeyen yapısı konusunu her ne kadar en sonda yazmış olsam da yukarıdaki sorunların temelini oluşturduğunun altını çizmem gerekmektedir. ERP sistemlerinin başarısı, işletmenin değişen ihtiyaçlarına ve yapısına uygun olarak güncellenmesine bağlıdır. İşletmenin değişmeyen yapısı, sistemi başarısız hale getirecektir. Burada değişim hem yönetsel hem de zihinseldir. Ayrıca dönemin, rekabetin ve dış koşulların oluşturduğu değişime ilişkin direnç varlığı da ERP'nin zaman içinde performansını yitirmesine neden olacaktır.

Yönetimin zihinsel olarak değişime hazır olması ve ERP için yapılan yatırımların yanında yukarıda saydığım hataların ortadan kaldırılması bir projenin yine de başarılı olması için yeterli değildir. Burada ayrıca kullanıcı katılımının sağlanmasının çok önemli ve değerli olduğunu kırmızı kalemle belirtmek gerekir. Sistemi kullanacak olan tüm kullanıcıların proje sürecine katılmasını ve görüşlerinin alınmasını sağlayan bir proje yöneticisi süreci yönetmelidir. Her fikir önemlidir. Proje süresi boyunca, tüm taraflar arasında iyi bir iletişim ve koordinasyonun sağlanması da yine proje yöneticinin başarısını gösterir. Son olarak ERP sistemi kullanıcılarına yeterli eğitim verilmeli ve gerektiğinde destek sağlanmalıdır. Bu bağlamda ürününün arkasında duran ve eğitimine kolaylıkla erişebileceğiniz yazılım firmalarının seçilmesi çok değerlidir.