ÖLÇEMEDİĞİNİZİ YÖNETEMEZSİNİZ

Japonya ikinci dünya savaşından çıktığında kalitesizliği ile anılan bir ülke konumunda idi. Bugün ise kalitesi ile övünen bir ülke olmasını o yıllarda Amerika’dan davet ettiği Dr. Edwards Deming’e borçludur. Deming, kalite konusunda yaptığı çalışmalar Amerika’da kabul görmeyince 1950 yılında Japonya’ya gider. Orada yaptığı ilk konuşmada söylediği şudur:

‘Eğer beni dinlerseniz beş yıl içinde dünya’yı yakalayabilirsiniz, eğer dinlemeye devam ederseniz dünya sizi yakalamak için çok uğraşır’.

Japonlar onu dinlemeyi seçer ve Sony, Toyota, Honda, Mazda, Suziki, Nissan, Mitsubishi, Kanon, Panasonic, Toshiba ve Bridgestone gibi markalar adından söz ettirir konuma geçerler.

Kaliteyi sağlamanın en önemli koşulu Deming’e göre ölçmektir.

‘Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz, geliştiremezsiniz.’

Test ve ölçüm yapmıyorsanız, hangi değişikliklerin en büyük etkiyi yarattığını bilemezsiniz. Bu nedenle iş süreçlerinin tümünde performansı ölçmek için kriterler belirlemelisiniz.

İşletmenizi sürekli olarak iyileştirmek için neler ölçülmeli ve test edilmelidir? Gelin örnek olarak üç bölümü inceleyelim: Üretim, Pazarlama ve Mali İşler.

Üretimde neler ölçülmeli?

·        Miktar, kalite, zaman, maliyet

·        Üretimdeki duraklamalar, süreleri ve nedenleri

·        Üretimde duraklama sebebiyle kaybedilen üretim miktarı ve değeri

·        Sevk edilmesi gereken ürün ile sevk edilen ürün arasındaki uyuşmazlık sayısı ve sıklığı, ederi

·        İade miktarı ve tutarı

·        Düzeltme miktarı, maliyeti ve sıklığı

·        Hurda miktarı, maliyeti ve sıklığı

·        Kalite sebebiyle kaybedilen müşteri sayısı

·        Maliyet nedeniyle kaybedilen müşteri sayısı ve tutarı

·        Teslimat konusundaki problemler sebebiyle kaybedilen müşteri sayısı

·        Zamanında teslim edilemeyen sipariş miktarı, bedeli

·        Toplam maliyetin planlanan maliyete oranı

·        Fazla mesai ücretleri

·        Üretilen malın maliyeti

·        Üretim maliyetlerinin tahminindeki hata miktarı

 Pazarlamada neler ölçülmelidir?

·        Toplam sipariş

·        Satış büyüme hızı

·        Yeni ürün ve hizmet sayısı

·        Ortalamanın üzerinde sipariş veren müşteri sayısı ve sipariş tutarları

·        Müşterilerin sipariş verme sıklığı

·        Rakiplerden kazanılan müşteri sayısı ve sipariş miktarı

·        Rakiplere kaptırılan müşteri sayısı ve sipariş miktarı

·        Müşteri şikayetleri sıklığı ve sebepleri

·        Marka bilinirliği

·        Satış başına maliyet

·        Web sitesi trafiği potansiyel müşterileri

·        Web sitesi tıklama oranı

·        Geri dönen ziyaretçiler

·        Potansiyel müşteri dönüşüm oranları

·        Müşteri elde etme maliyeti

·        Müşteri yaşam boyu değeri

 Mali İşlerde neler ölçülmelidir?

·        Net Kar

·        Net Kar Marjı

·        Brüt Kar Marjı

·        Faaliyet Kar Marjı

·        Fazla Vergi ve Amortisman Öncesi Kar

·        Borçlar

·        Alacaklar

·        Ortalama tahsilat süresi

·        Stoklar

·        Nakit akışı

Yukarıda verilen bu kriterler örnek olarak verilmiştir. Bunların haricinde başka kriterler de belirlenebilir.

 Ölçmek neden önemlidir?

Bir işi yönetmek istiyorsanız, o işle ilgili olarak mutlaka ölçümler yapmalısınız. Mevcut durumunuz nedir? Nereye gitmek istiyorsunuz? Oraya nasıl gideceksiniz? Planlarınızı yaptınız ve yola çıktınız. Doğru yolda olup olmadığınızı ancak ölçerek anlarsınız.

Aldığınız kararları uygulama aşamasına geçtikten sonra gerçekleştirdiğiniz ölçümler sayesinde aşağıdaki kazanımları elde edersiniz:

·        Gelişim alanları belirlenir.

·        Önleyici faaliyet alanları belirlenir.

·        Zaman tasarrufu sağlar.

·        İletişimi kuvvetlendirir.

·        Hedeflere daha kolay ulaşılır.

·        İşe yaramayan faaliyetler sonlandırılır.

·        Ölçmek anlamayı kolaylaştırır.

·        İleri götürmenizi sağlar.

·        Neyin sonuç verip neyin vermediğini gösterir.

 Her işletme sahibinin net hedefleri belirlemesi, sonuçları sürekli olarak test etmesi ve ölçmesi gerekir. Örneğin satış görevlilerinize, neyi başarmaları gerektiğine dair net bir fikir verin. Bunu neden başarmaları gerektiğini açıklayın. Hedefleri tuttururlarsa onların da kazanacağı bir sistem geliştirin. İnsanlar başarılı olmak ister, ancak bunun hangi kriterlere göre tarif edileceğini bilmeye ihtiyaçları vardır.

Ölçemeyeceğiniz hiçbir konuda değişiklik yapmayın. Verdiğiniz her kararın sonuca ulaşıp ulaşmadığını takip etmek için muhakkak ölçün. Aynı anda birkaç değişiklik birden yapmayın. Aksi takdirde hangi değişikliğin ne kadar etkisi olduğunu anlamanız zorlaşır.

Bir parametreyi sadece ölçmeye başlamak bile onun geliştirilmesine katkı sağlar.

Bereketli ve bol kazançlı günleriniz olsun.

Gülfidan Bereket

ActionCOACH – İşletme Koçu