Peki nedir resmi elektronik posta yazışma kuralları?
E-posta yazarken mutlaka bir hitap şekli ile başlanmalıdır.
Editor
Ben satın alma ve idari işler yöneticisi olarak çeşitli resmi ve özel kurumlara veya iş ararken İ.K. departmanlarına özgeçmiş yollarken resmi elektronik postalar atıyorum. Ve bu elektronik postaları yazarken özellikle resmi kurallara uygun olmasına özen gösteriyorum.
Peki nedir resmi elektronik posta yazışma kuralları?
1) E-posta yazarken mutlaka bir hitap şekli ile başlanmalıdır. Kurumsal e-posta yazışmalarında resmi hitap kullanılır.
* Resmi, ismini bildiğiniz fakat tanımadığınız bir kişiye hitap ederken;
Sayın Koray KINAY,
* Resmi, ismini bildiğiniz ve tanıdığınız bir kişiye hitap ederken;
Sayın Koray Bey,
* Resmi, alıcının ismi yerine kullanılabilecek bir unvanı var ise;
Sayın Belediye Başkanım, / Sayın Emniyet Amirim, / Sayın Genel Sekreterim, / Sayın Müdürüm,
* Resmi, birden çok insana veya bir birime hitap ederken;
Sayın Yetkili, / Sayın ilgili, / İnsan Kaynakları Müdürlüğüne, / İthalat Müdürlüğüne, / Sayın XXX A.Ş. Çalışanları,
2) Hitap edilen kişi/kişilerin e-posta içeriği ile ilgili ön bilgi edinmesini sağlayacak giriş cümlesi ile başlamak, kurumsal yazışmalarda önemlidir.
Özellikle detaylı gönderilmesi gereken e-postaların neden yazıldığını ilk cümlede bilmek, alıcının içeriğe daha çok hâkim olmasını sağlayacaktır.
…konuda size yazıyorum. / …hakkında bilgi vermek için yazıyorum. / …bağlantılı olarak yazıyorum. / …e istinaden yazıyorum.
3) E-posta yazışma kurallarında hitap kadar sonlandırma da dikkat gerektirir.
Üst makam alt makama “rica”, alt makam üst makamdan “arz” eder. Bir üst makama yazılan e-postalar, dilekçelerde olduğu gibi “arz ederim” diyerek bitirilmelidir.
* Yazışma sonlandırmada;
Alt birimlere, makamlara, kişilere “rica ederim”
Üst birimlere, makamlara, kişilere “arz ederim”
Aynı ve eşit düzeyde olan birimlere, makamlara, kişilere “arz ederim”
Alt ve üst birimlere, makamlara ve kişilere birlikte gönderilen yazışmada “arz ve rica ederim” kullanılır.
* E-posta ile yazışmalarda yalnızca bir kişiye gönderim yapıldığında ya “arz” ya “rica” edilir.
* Kişi, birim, makama bağlı olarak konunun önem ve özelliğine göre yazışmaların sonunda şu ibareler kullanılabilir:
“Gereğini arz ederim.”
“Gereğini rica ederim.”
“Bilgilerini arz ederim.”
“Bilgilerinize arz ederim.”
“Bilgilerini rica ederim.”
“Bilgilerini ve gereğini rica ederim.”
“Bilgilerini ve gereğini arz ederim.”
“Gereğini bilgilerinize arz ederim.”
“Bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim.” (e-posta aynı anda hem ast hem üst kişilere gönderilecekse)
“Gereğini arz ve rica ederim.” (e-posta aynı anda hem ast hem üst kişilere gönderilecekse)
* Onay istenen/beklenen yazışmalarda “Olurlarına arz ederim” ibaresi kullanılır.
* E-posta arz ve rica kullanımından sonra “Saygılarımla/Saygılarımızla” kelimelerinden birisi ile sonlandırılır.
Kurumsal imaj gereği e-postalara 24 saat içinde olumlu/olumsuz bir dönüş yapılması gerekmektedir. E-postanın içeriği doğrudan kişiyi ilgilendirmese bile cevap vermek nezakettendir.
* E-postalara 24 saat içinde geri dönüş yapılmalıdır.
* Beklenen işlem 24 saat içinde sonuçlanmayacak bir durumsa ilgilenildiğine dair cevap verilmelidir.
Örneğin:
Sayın Koray KINAY,
“Şirket Araçları Sözleşmeleri” hakkında birimimizden talep ettiğiniz dokümanların hazırlanması birkaç gün sürecektir. Talebinizle ilgilendiğimizi, en kısa sürede tarafınıza iletileceği bilgilerini arz ederim.
Saygılarımla
E-postalarda CC (Carbon Copy) “bilgi” anlamına gelmektedir. Bilgi alanına yazılan kişiler de aynı alıcı gibi yazışmaları doğrudan görebilir. BCC (Blind Carbon Copy) yani “gizli” alanı ise çok sayıda kişinin olduğu ve birbirlerinin adreslerinin bilinmemesi istendiği durumlarda kullanılması içindir.
* Gereksiz yere CC ve BCC alanı kullanılmamalı, doğrudan ilgili kişi ile yazışma yapılmalıdır.
* BCC alanının kullanılması iş etiği nedeni ile önerilmemektedir.
* CC alanına eklenecek kişiler hiyerarşiye bağlı olarak sıralanmalıdır.
* Bir birim/bölüm tarafından birden çok kişiye iletilmiş, duyuru mahiyetinde bir e-postaya kişisel itiraz, öneri vd. cevaplamalar doğrudan gönderen birime/bölüme yapılmalı; ilgisiz kişilere gönderim yapılmamalıdır.
* Sehven tarafınıza gönderilen e-postaların, gönderen kişi/kişileri de CC’ye alarak ilgili birime “Gereğini arz ederim.”/ “Gereğini rica ederim.” ibaresi ile yönlendirilmesi gerekmektedir. Bu ibareleri kullanmadan ya da hiçbir bilgi yazmadan ilgili birime yönlendirmek doğru değildir.
E-posta konu alanı boş bırakılmamalıdır.
* Konu alanına e-posta içeriği ile ilgili anahtar bir bilgi mutlaka girilmelidir.
* Konu kısmına e-posta metni yazılmaz.
* Konu kısmına zaten içeriğin özeti olan anahtar kelimeler yazılacağından “hakkında” kelimesi eklenmemelidir. (Konu: Trafik Cezası Maaş Kesintisi hk.)
E-postaya eklenecek dosyalar, bilgisayarlara kaydedildiği gibi doğrudan eklenmemeli, mutlaka adlandırılmalıdır.
* Ekler e-posta konusunu içeren bir anahtar kelime ile adlandırılmalıdır ve tarih verilmelidir. (Şirket Araçları Kullanıcı Listesi 2022)
* Kişisel bir evrak gönderiliyorsa, dosya adına kişinin adı ve soyadı eklenmelidir. (Koray KINAY İSG Evrakları) (Koray KINAY Gümrük Çekim Evrakları)
Koray KINAY
Purchasing Manager | Administrative Affairs Manager
