İŞ YERİNDE İLETİŞİM

İş yerinde çalışanların yaptıkları işler, diğer bölümlerde çalışan kişilerin yaptıkları işlere etki edebilir. Ya da zamanında gerekli bilgiye sahip olmayan çalışanlar kendi iş planlarını yerine getirmekte zorlanabilir. Konu ile ilgili olarak geçen hafta görüşmeye gittiğim iki tane firmada duyduklarımı sizinle paylaşmak istiyorum:

OLAY 1: Peyzaj düzenleme faaliyetinden sorumlu olan mühendis, fabrika binasının çevresine belli aralıklarla fıskiyeler yerleştirilmesini sağlar. Ertesi gün işe geldiğinde fıskiyelerin yerleştirildiği yere bir heykel monte ettirildiğini görür. Heykel, mimarın çizdiği projeye göre yerleştirilmiştir. Mühendis bu durumda fıskiyelerin yerini değiştirmek zorunda kalır.

Bu olayda mimar ve mühendis arasında iletişim olmadığı için birbirlerinin yapacakları işlerden haberdar değillerdi. Dolayısıyla mühendis aynı işi ikinci kez tekrar ettirmek zorunda kaldı.

OLAY 2: Dört kişiden oluşan bir üst yönetim, ekip toplantısı yapmaya karar verir. Toplantı davetini herkes bir diğerinin yapacağını düşünmüştür ama hiç kimse yapmamıştır. Toplantı zamanı gelince tüm katılımcılara son dakikada haber verilir.

Bu olayda ise katılımcıların çoğu işlerini bırakarak toplantıya gelmek zorunda kalırlar. Akılları yapmaları gereken işte olduğu için toplantıya odaklanamazlar. Hazırlıksız geldikleri için de toplantıya katkıları sınırlı düzeyde kalır.

İletişimde aksama olduğunda

İşletmelerde yukarıdakine benzer olaylarla sık sık karşılaşıyoruz. Yapılması gereken bir işle ilgili olarak bilgi akışı düzgün sağlanmadığında aşağıdaki sonuçlar ortaya çıkar:

1.     Aynı işler gereksiz yere farklı kişiler tarafından yapılabilir.

2.     Bazı işler sahibi olmadığı için ortada kalabilir.

3.     Birinin yaptığı iş, başka birinin yapacağı işe engel olabilir.

4.     İşlerin geç bitmesine sebep olabilir.

5.     Zaman ve para kaybına yol açabilir.

6.     Motivasyon kaybına yol açabilir.

7.     Müşteriyi kaybetme riski ile karşı karşıya kalınabilir.

Gereksiz iletişim olur mu?

İletişim ve bilgi akışı düzgün sağlandığında nasıl verimlilik artıyorsa, benzer şekilde gereksiz iletişimden de kaçınılmalıdır. Örneğin birisine e-posta gönderirken neden cc kısmına pek çok insanın adı yazılır? İşte bazı gerekçeler:

·        Sorumluluktan kaçmak için

·        ‘Ben söylemiştim’ demek için

·        Onlar da üzerine sorumluluk alsın diye

·        Mail gönderilen kişi cc’ye konan kişiyi görürse daha çabuk cevap verir diye

·        Mail gönderilen kişinin cevap vermediğini ispatlamak için

·        Gerçekten faydası olacağı için

·        Vereceği tepkiyi görmek için

·        Katkı koyması için

·        Bir aksilik çıkarsa onun da bildiğini kanıtlamak için

Bir işin yapılması için herkesi sorumlu tutarsanız, sonuçta o işten hiç kimse sorumlu olmaz. Bu nedenle iletişim kurarken veya e-posta yollarken gerçekten bilgi sahibi olması gereken, işe katkı koyacak ve yapılacak işin sonuçlarından etkilenecek kişileri belirleyiniz. Siz de gün içinde dolup taşan ve sizi direk olarak ilgilendirmeyen e-postalar sebebiyle ne kadar vakit kaybediyorsunuz kim bilir?

PUKÖ Döngüsü

Kalite gurusu olan Deming’in uyguladığı PUKÖ döngüsüne göre bir işin başarıyla sonuçlanması için 4 basit adımın takip edilmesi gerekir:

Planla – Uygula – Kontrol et – Önlem al.

Bu 4 adımdan ilki olan planlama süreci ne kadar detaylı ve uzun sürerse, üretim/uygulama süreci de o kadar kısalıyor ve hata olma olasılığı azalıyor. Planlama sürecinde tüm taraflar bir araya gelir. Önce işin tüm detayları, sorumluları, ne zaman, kim tarafından, ne yapılacağı belirlenir. Bu şekilde herkes, diğerlerinin yaptıkları işlerden nasıl etkileneceklerini fark edip önlemlerini ona göre alır. Uygulama aşamasında ise yapılan periyodik kontrollerle karşılaşılan zorluk ve problemler tespit edilir. Çözüm için önce düzeltme faaliyetleri uygulanır, sonra da aynı hatanın tekrar etmemesi için ne gibi önlemlerin alınması gerektiği belirlenir. Düzeltme ve önleme faaliyetleri tüm ekipçe paylaşılır. Başkalarının da aynı hatalardan ders çıkartması ve tekrar etmemesi sağlanır. Japonlar uyguladıkları bu yöntem sayesinde atom bombası faciasının etkilerinden kısa sürede kurtulmuşlardır.

Yapılması gereken bir işte baştan sona kadar katkı koyacak tüm tarafların bir araya gelerek planlama yapmaları önemlidir. Kimin, ne zaman, neyi, nasıl, nerede ve niçin yapacağı detaylıca belirlenir. Planlar tüm ilgilerle paylaşılır.  Bu şekilde para, emek ve zaman kayıpları ortadan kaldırılır. Planlamanın çok detaylı yapıldığı işlerde, iş bir kez başladığında kesintiye uğramadan çok hızlı sonuca ulaşılabilir.

Sizin de başınıza gelen ve iletişim eksikliğinden kaynaklandığını düşündüğünüz olaylar varsa paylaşın ve hep birlikte tartışalım.

Bereketli ve bol kazançlı günleriniz olsun.

NOT: Yeni yazılarımız için bildirim almak isterseniz haber bültenimize üye olunuz.

Gülfidan Bereket

ActionCOACH – İşletme Koçu