Delege Etmek Terk Etmek Mi Demek?

Birçok yönetici ve işletme sahibi, işlere yetişemiyor ve verimsizlikten şikâyet ediyorsa, kendisine yapılacak ilk önerinin “delege etmelisin” olacağını bilir, öyle değil mi? Peki bu kadar kolay bildiğimiz bu yanıtı nasıl olur da hayata geçirmekte zorlanır, hatta sınıfta kalırız?

Birlikte çalıştığımız işletme sahiplerine bu öneriyi getirdiğimde, aldığım tepki ya da itiraz cümlesi genellikle şu oluyor “Daha önce delege ettim ancak işler daha çok sarpa sardı.”. Bu yanıtta gösteriyor ki delege etmek şayet ilgili konuyu terk etmeye dönüşüyorsa evet beklenen faydayı sağlamaz hatta zararı dahi olabilir. Bu durumda her yönetsel beceri gibi delegasyonu da öğrenilebilir ve geliştirilebilir bir beceri olarak ele almak gerekiyor.

Beklenen faydayı sağlayacak bir delegasyon için ne yapmalıyız sorusunun yanıtına geçmeden önce, gelin “Neden yeterince delege etmiyoruz?” sorusuna en çok verilen yanıtlara göz atalım.

• İşi birine anlatmak ve aktarmak, onu yapmaktan daha uzun sürer.
• Delege edilecek kişiye güven eksikliği
• Kendimizi o işi yapabilecek tek kişi olarak görmemiz
• Ekibin zaten çok fazla iş yükü olduğunu düşünüp, delege etmekten imtina etmek
• İşi yapmayı sevdiğimiz için bir başkasına devretmek istememek
• Devrettiğimizde çıkacak sorunları ve yetersizlikleri yönetmekten korkmak.

Verimli ve iş yapabilirliğine güven duyacağımız bir ekip istiyorsak, bu endişelerimizle yüzleşmeli ve gerektirdiği aksiyonları almakta kararlılık göstermeliyiz.

Terk etmek, Paylaştırmak ve Delege etmek arasındaki fark nedir?

Terk etmek: İşi genel hatlarıyla tarif edip, görevi alan kişinin neyi nasıl yapacağını bilmesi gerektiğini varsayarak devretmek.

Paylaştırmak: Ekip üyesine talimatları iletmek, gereğinin yapılmasını ve yöneticisine raporlamasını talep etmektir diyebiliriz.

Delegasyon: Delegasyon ise içinde “yetki” ve “hesap verebilirlik” faktörlerini barındırır. Görevi alan ekip üyesi buna ilişkin gerekli yetkiyi de alır ve sonuçlar için hesap verebilir durumdadır.

Delegasyon yaparken, hesap verebilirlik ve görevi alan kişinin inisiyatif kullanabilme derecesine göre 4 farklı seviyeden bahsedilebilir.

Seviye 1: Araştırma/İdari Görevler

Verilen bu tür işlerde gelecek sonuçları ve bulguları kabul edip, bunları ilerleyen adımlarınız ve kararlarınız için dayanarak olarak kullanırsınız. Dolayısıyla görev verilen kişiden karar alması beklenmez.

Seviye 2: Karar verme

Görev devri yapılan kişiye yöneticisinden onay alarak uygulamak kaydıyla aynı zamanda bir sonraki adıma karar verme yetkisinin de tanındığı durumdur.

Seviye 3: Geniş Yetkilendirme

Kişiye kendi kararlarını uygun gördüğü doğrultuda vermesi ve uygulamaya alması için geniş yetki verildiği durumdur ve bir departman yöneticisine verilebilir. Bununla birlikte düzenli toplantılarla ilerlemesi mutlaka değerlendirilir.

Seviye 4: Tam Yetkilendirme

Yetkinliğini ve beklenen sonuçları üretme başarısını yeterince süredir kanıtlayan kişiye verilen yetkidir. Yöneticisi ya çok sınırlı müdahil olur ya da hiç sürece dahil olmaz.

Delegasyonda 5 Temel Zihin Duruşu Prensibi nelerdir?

Her konuda olduğu gibi delegasyon için de değerlendirmemiz gereken bakış açısı prensipleri var. Bu prensipler zihin duruşu olarak içselleştirilmezse geriye kalan uygulamalar geçici bir süre hayatta kalabilir.

Değer algısı- Zamanın bir kaynak olduğuna ve ekonomik karşılığının onu nasıl yönettiğinize göre değiştiğine odaklanmak. Bir işi delege etmek için başlangıçta harcanacak zaman, yani anlatmak, sisteme dönüştürmek için iş akışları belki checklistler üzerinde çalışmak, evet sizin mevcut iş yükünüzü artıracaktır. Bununla birlikte, gerekli süreç tamamlandığında gelecekte harcayacağınız zamanı büyük ölçüde azaltmış olacaksınız.

Nasıl değil kim diye sorun – Bir sorunla karşılaşıldığında veya bir iş adımını tamamlamanız gerektiğinde alışkanlığınız kendinize “nasıl yapabilirim” sorusuna yanıt bulmak olabilir. Bu soruyu “kim bu konuda bana destek olabilir?” şeklinde değiştirmeyi hedefleyin.

Hataya tolerans göstermek- Hataları işletmenin ve ekibin öğrenme ve gelişme sürecinin bir parçası olarak görün.

Yapıcı geribildirim vermek- İşler beklendiği gibi gitmediğinde ilgili kişiye dürüst ve saygılı bir yaklaşımla samimi geribildirim verin.

Sabırlı olmak- Delegasyonla işlerin yoluna girmesiyle ilgili süreci sabırla yönetin.

Buraya kadar aktardıklarım üzerinden geçerek işletmenizdeki yapıya uygun yetkilendirme seviyelerini değerlendirmenizi ve ayrıca delegasyona ilişkin zihin duruşunuzu test etmenizi öneririm.

İşletmenizi size bağımlı olmadan işleyen bir düzene kavuşturmak konusunda ciddiyseniz, artık sadece işinizi değil ekibinizi de delegasyonla yönetmeye odaklanmanız kaçınılmaz. Şu meşhur sözle bitireyim “Yöneticiler işi doğru yaparlar, liderler doğru iş yapar”.

Sevgiyle kalın

Belma Öztürk Gürsoy

ActionCOACH İşletme Koçu

https://www.belmagursoy.com.tr/belma-ozturk-gursoy-kimdir/