Satın almada ilk 5 terim: RFQ’dan lead time’a

Satın alma ve tedarik zincirine yeni başlayanlar için RFQ, RFP, PO, invoice ve lead time terimlerinin kitap ve saha karşılıkları sade bir dille özetlendi.

Şubat 13, 2026 - 13:03 Updated: Şubat 13, 2026 - 13:04

0 326

Satın almada ilk 5 terim: RFQ’dan lead time’a

Satın alma ve tedarik zinciri (procurement & supply chain) dünyasına yeni adım atan genç arkadaşlara bakıyorum; hepsi pırıl pırıl ama kafalar bazen o teknik terimler yüzünden karışabiliyor. RFQ, JIT, TCO, SRM derken insanın "Yahu biz alt tarafı mal almayacak mıyız?" diyesi geliyor.

Aslında işin özü çok basit ama o terimleri bilmeden de masaya oturulmuyor. Ben de istedim ki, bu terimleri hem kitaplardaki anlamlarıyla hem de bizim sahadaki karşılıklarıyla bir özetleyelim. Madem bir yola çıktık, "New Start" diyelim ve ilk 5 terimle bismillah diyelim:

1. RFQ (Request for Quotation - Fiyat Teklifi Talebi)

Kitap Anlamı: Belirli bir mal veya hizmet için tedarikçilerden fiyat teklifi isteme sürecidir. Teknik kapsam nettir, çözüm değil fiyat kıyaslanır.
Günlük Anlamı: Ne alacağımız belli, sürpriz istemiyoruz. “Benim istediğim ürün bu, fiyatın ne?” dediğimiz yerdir.
Örnek: Elimizde net bir teknik çizim var, 1000 tane cıvata lazım. 5 firmaya aynı dosyayı gönderip “Buna ne fiyat verirsin?” diye sorarız.
Kulağa Küpe: RFQ sürecinde ne alacağın %100 bellidir. "Bana bir şeyler önerin" değil, "Benim istediğim şu, senin fiyatın ne?" dersin. Genç arkadaşlar dikkat; teknik şartname (specification) net değilse RFQ'dan sağlıklı sonuç alamazsınız, elmalarla armutları (apples and oranges) kıyaslamak zorunda kalırsınız.

2. RFP (Request for Proposal - Teklif Talebi)

Kitap Anlamı: Bir proje veya karmaşık bir alım için tedarikçilerden çözüm önerisi ve fiyat teklifi talep edilmesidir. Kapsam çerçeve olarak bellidir ama yöntem açıktır.
Günlük Anlamı: Burada sadece ürün değil, akıl da satın alıyoruz. “Bana nasıl yapacağını anlat” dediğimiz noktadır.
Örnek: Fabrikanın güvenliğini dijitalleştirmek istiyoruz ama sistemi nasıl kuracağımızı tam bilmiyoruz. Firmalara “Bize bir proje sunun, çözüm önerin” deriz.
Kulağa Küpe: Burada sadece para değil, akıl da satın alıyoruz. Tedarikçinin uzmanlığından faydalanma yeridir burası. Fiyattan önce sunulan çözümün işinize yarayıp yaramadığına bakın.

3. PO (Purchase Order - Satın Alma Siparişi)

Kitap Anlamı: Satıcıya gönderilen, alımın detaylarını (miktar, fiyat, teslim tarihi, ödeme vadesi) içeren resmi ve bağlayıcı ticari belgedir.
Günlük Anlamı: Söz uçar yazı kalır. Anlaştık demek yetmez, yazıya dökülmeyen iş resmileşmez.
Örnek: Telefonda fiyatı konuştuk, şartlarda anlaştık. Ama PO’yu göndermeden o iş hukuken başlamış sayılmaz.
Kulağa Küpe: "Abi ben hallediyorum, yarın kamyon kapıda" diyen tedarikçiye güvenip PO'suz iş yapmayın. O kağıt parçası yarın bir gün ödemede veya yanlış mal geldiğinde sizin tek dayanağınızdır.

4. Invoice (Fatura)

Kitap Anlamı: Satılan mal veya hizmet karşılığında ödenmesi gereken tutarı gösteren resmi mali belgedir.
Günlük Anlamı: İşin kapanış noktasıdır. Mal geldi, şimdi ödeme zamanı.
Örnek: İş bitti, mal geldi, şimdi ödeme zamanı. Mal kabulle (goods receipt) faturadaki miktarlar tutuyor mu diye bakılan o meşhur eşleştirme (matching) anı.
Kulağa Küpe: Invoice (fatura) geldiğinde sadece rakama bakılmaz. Termin şartları, ödeme vadesi (payment terms) ve en önemlisi gelen malla tutarlılığı... Eğer depo girişi ile fatura tutmuyorsa o işin içinden çıkmak çok zordur.

5. Lead Time (Tedarik Süresi)

Kitap Anlamı: Siparişin verildiği an ile teslimatın gerçekleştiği an arasındaki toplam süredir.
Günlük Anlamı: “Ne zaman gelir?” sorusunun cevabıdır. Satın almacının planlamayı şekillendirdiği kritik süredir.
Örnek: Siparişi bugün geçtik. Tedarikçi “4 hafta sürer” dediği anda üretim planı, montaj takvimi ve stok hesabı buna göre yapılır.
Kulağa Küpe: İşte satın almacının uykularını kaçıran o meşhur süre! Tedarikçi 4 hafta der ama siz üzerine mutlaka bir "safety buffer" (emniyet payı) koyun. Çünkü o kamyon yolda kalır, gümrükte takılır, üretimde gecikir... Sizin gerçek Lead Time’ınız, malın depoya fiilen girdiği andır.

Bu listenin geri kalanını (negotiations, tenders, logistics...) haftaya konuşmaya devam edeceğiz. Genç arkadaşlara tavsiyem; bu terimlere çok takılıp işin ruhunu kaçırmayın ama ne anlama geldiklerini de adınız gibi bilin. Sahada işler bazen kağıt üstündekine benzemez, tecrübe her zaman o teknik terimlerin önündedir.

Sizin "Ya bu ne demekti şimdi?" diye ilk başta bocaladığınız terim hangisiydi?

Yorumlarda buluşalım, beraber sadeleştirelim.