Son yıllarda Uzaktan (Remote) ya da Hibrit (Hybrid) çalışma sistemleri ile çalışanların evlerinden çıkmadan kurumsal hayatın içinde yer alması popüler hale geldi. Özellikle pandemi bu süreci hızlandırdı ve ofisin dışında da işlerin yürüdüğünü gören işverenler için ciddi anlamda maliyetler düşmüş oldu. Enerji ve kira giderleri azalan şirketler daha fazla yatırım kaynağına sahip oldular. Peki uzaktan, işe temas etmeden proje yapmak mümkün mü?

Bilindiği gibi iletişimin hızlı ve ucuz olduğu bir çağdayız ve söz konusu takım kurmak, görev atamak, planlama yapmak olduğunda, çalışma arkadaşlarınız ile iletişim kurmak zorundasınız. Ortak bir çaba ile ortak bir hedefe kitlenebilmek için burada liderlik özelliklerinizi göstermek, ayrıca çalışma arkadaşlarınıza süreç ve süreye ilişkin sorular yöneltmek ve ortak karar vermek gerekiyor. Uzakta da olsanız, ofiste de, iletişiminizi etkin yürütmediğiniz sürece bir projeyi yürütmek mümkün değil.

Proje yönetimi sadece yapılacak olan işleri sıralamak ve bu işler için kimlerin görev alacağını saptamak değil. İnsanların motivasyonlarını değerlendirmek, onları heyecanlandırmak, mevcut bütçeye uymak, nakit akışında olası sapmaları ve diğer riskleri öngörmek, kırılımları belirlemek ve doğru bir zaman planlaması yapmak da gerekli. Hemen herkes bir projede, insanların başına dikilip onları çalışmaları için dürtebilir ancak baskı altında sakin kalmak, öngörülemeyenleri görmeye çalışmak ve projenin ilgili tarafları ile körprü kurmak sağlam bir irade, güleryüz, koordinasyon istemekte. Burada özellikle evden çalışma söz konusu olduğunda, proje yöneticileri ve müşterilerin endişeleri artmakta.

Peki uzaktan çalışma söz konusu olduğunda başarılı bir proje yönetimi yapmak ve Scrum gibi proje yönetim metodolojilerini uygulamak mümkün mü? Elbette!

Yazılım dünyası başta olmak üzere dünya çapında pek çok şirket bunu yapıyor. Üstelik projeye ilişkin panik ataklar bireysel çapta kaldığı için genellikle aynı insan kaynağına birden fazla projede görev vermek daha mümkün oluyor. Ancak dikkat edilmesi gereken bazı noktalar var:

i. Uzaktan çalışmanın takımınızdaki herkes için uygun olduğundan emin olmalısınız. Evinde dikkat dağıtıcı unsurlar olan personelinizi farkına varmalısınız.

ii. Teknik aksaklıkların olabileceğini unutmamalısınız. Bu nedenle olabildiğince proje zaman planının önünde gitmelisiniz ya da buna göre planlama yapmalısınız.

iii. Projenin süreçlerinden yetkisi dahilinde herkesin haberdar olmasını sağlamalısınız. Bunun için özelleştirilmiş yazılımlar, daha az toplantı yapılması ve telefonda daha az zaman harcanması anlamına geliyor. Ben Jira'yı tavsiye ederim.

iv. Mevcutta proje içinde yer almayan ancak proje içindeki kişiler ile benzer yeteneklere sahip ekiplerinizin olması çok önemli. Birilerinin evini su basabilir ya da proje bitmeden işten ayrılmalar olabilir. İkame çalışanların olması, projeler arasında personel kaydırmaları için size olanaklar verirken, krizlerin daha kolay atlatılmasını sağlar.

v. Uzakta da olsanız ekibinizin motivasyonunu arttırmak ve işlerin onlar tarafında nasıl algılandığını gözlemlemek için toplantılar yapmalısınız. Günlük beşer dakikalık ekip toplantılarını online olarak yaparken, en az ayda bir defa bir araya gelmek ve başarıları kutlamak da mümkün.

İletişim tamam. Ama hala çözümlenmesi gereken bir kaç nokta var. Tıpkı ofiste proje yürütmek gibi uzaktayken de projelerinizde kontrolü elde tutmak için yapmanız gerekenleri hatırlayalım:

i. Elinizdeki hazır kaynakları, kolay ve zor erişilebilir kaynakları listelemek önemli. Projelerinizde nerelerde başarısız olma ihtimalinizin olduğunu da bu aşamada gözden geçirmeli ve zincirin zayıf noktalarını güçlendirmeye çalışmalısınız. Burada ek zaman oluşturma ya da dış kaynak kullanma, hizmet satın alımı gibi imkanlardan faydalanabilirsiniz. Dış kaynak kullanımınız olacaksa, planlama aşamasında bunun sağlayıcıları ile iletişime geçip randevu oluşturmak da gerekli. Saatlerimizi ayarlayalım!

ii. Proje için yeterli personelin olup olmadığının sorgulanması gerekli. Personelin elindeki diğer işlerden haberdar olmak, doğru kişiye doğru zamanda görev atamak için elzem. Burada depratman liderleri size yardımcı olabilir. Kimi koşullarda freelancer çalışanlar da kullanılabilir. Ya da uzun soluklu projelerde ek istihdam sağlanabilir. Tabi duruma göre bütçe ve finansmanı gözden geçirmeyi unutmamalı.

iii. Uzaktan çalışmalarda kaytarmaların olabileceği literatüre geçmiş bir gerçek. Bu nedenle projeniz için gerekli sözleşmeleri ilgili taraflar için yapmayı unutmamalısınız. Çalışanların görev dağılımının doğru yapılması yanında sorumluluk sahibi olacaklarından da emin olmak gerekmekte. Burada performans izlemesi de özellikle öne çıkmakta.

iv. Hangi görevlerin birbirini izlediğini ve eş zamanlı yürütülebilecek olanları netleştirdikten sonra düzenli aralıklar ile bunların kontrolü yapılmalı ve gecikmelere müdahale edilmeli. Fazlaya kaçmamak ve zaman kaybı oluşturmamak şartıyla düzenli rapor almak da mümkün.

v. Teslimat günleri ve teslimde olması gerekenler -must- netleştirilmeli ve ekip ile bunlar paylaşılmalı. Uzaktan toleransın düşük olacağı ya da yanlış anlaşılmaların olabileceği unutulmamalı.

vi. Etkin, sürekli ama boğucu olmayan iletişim sağlanmalı, iletişim için gerekli koşullar ve ekipman personele verilmeli.

Son aşamada proje kapaması da önemli. Uzaktan da olsa başarılı ya da başarısız ilerleyen bir projede kapama yapmalı ve süreci analiz etmeli. Bu ekibin başarılı ve başarısız noktalarını görmek için hayati bir öneme sahip. Böylece bir sonraki projede ofiste buluşmak mı daha iyi yoksa aynı koşullar sürdürülebilir mi, bunu da görmek mümkün.