ORYANTASYON SÜRECİNDE 10 KRİTİK ADIM
İşe başlayalı 1 ay olmuş bir ustabaşı ile üretim takip sistemleri üzerinde çalışıyorduk.
Editor
İşe başlayalı 1 ay olmuş bir ustabaşı ile üretim takip sistemleri üzerinde çalışıyorduk. Kendisinden haftalık olarak bazı raporlar istediğimizde bize şu cevabı verdi:
‘Benim henüz bir odam, masam ve bilgisayarım yok. Bütün gün üretimde sadece gözlem yapıyorum. Bu raporları yollayabilmek için birisinden destek isteyeceğim.’
İşe yeni başlayan bir çalışan neden işine adapte olamaz? Ondan beklediğiniz verimi alabilmek için size düşen görevler nelerdir?
Oryantasyon sürecinde yaşanan aksaklıklar, çalışanların işlerine uyum sağlama sürelerini uzatabilir veya motivasyonlarını düşürebilir. Yeni bir çalışanınızın kafa karışıklığına ve düşük performans göstermesine neden olan en temel sebepler şunlardır:
1. İş süreçleri, şirket politikaları ve iş yerindeki temel beklentiler konusunda yeterince bilgi verilmemesi
2. Görev tanımının net olmaması ve performans beklentilerinin açık bir şekilde ifade edilmemesi,
3. Kısa sürede çok fazla bilgi verilmesi, bilgi yüklemesi,
4. Çalışanın henüz adapte olmamışken yoğun bir iş yüküyle karşılaşması,
5. Yeni çalışanların, ekip arkadaşları ve diğer departmanlarla ilişkilerinde desteklenmemesi,
6. Şirket kültürüne uyum sağlanamaması,
7. Yönlendirme ve destek için bir mentor veya rehberin olmaması,
8. Düzenli ve yapıcı geri bildirim verilmemesi,
9. İşlerinde kullanacakları yazılım ve donanımlara erişim sağlanamaması veya bu araçları kullanmayı öğrenme konusunda destek verilmemesi,
10. Özellikle teknik pozisyonlarda, işin gerektirdiği araç ve yazılımlar konusunda yetersiz eğitim verilmesi,
11. Yeni bir ortama girmenin getirdiği doğal kaygılar ve güven duygusunun henüz oturmamış olması,
12. Yeni bir işte kendini kanıtlama çabası,
13. Oryantasyon programının gereğinden uzun sürmesi veya monoton bir yapıya sahip olması,
14. Oryantasyon sürecinin tutarlı ve sistematik bir şekilde yürütülmemesi,
15. Oryantasyon sürecinin yeterince planlanmamış veya yapılandırılmamış olması.
Oryantasyon Sürecinde Neler Yapılmalıdır?
Oryantasyon süreci, yeni çalışanların işletmeye hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlamalarını amaçlayan önemli bir süreçtir. Bu süreçte yeni çalışanların işlerini daha iyi anlamaları, şirket kültürüne adapte olmaları ve gerekli becerileri kazanmaları sağlanır.
Başarılı bir oryantasyon süreci içinde bulunması gereken temel unsurlar şunlardır:
1.Karşılama: İşe başladığı ilk gün çalışanın nerede oturacağı veya işe başlayacağı muhakkak önceden belirlenmiş olmalıdır. Adına tahsis edilecek, bilgisayar, kırtasiye malzemeleri gibi araçlar teslim edilmelidir. E-mail hesabının ne olacağı belirlenmeli, varsa kartvizitleri ayarlanmalıdır.
2. Tanıtım: Yeni çalışanların sıcak bir şekilde karşılanması ve şirketin vizyonu, misyonu, değerleri hakkında bilgilendirilmesi gerekir. Ayrıca, şirketin tarihçesi, organizasyon yapısı ve temel politikaları da tanıtılmalıdır.
2. Rol ve Sorumlulukların Netleştirilmesi: Rol, görevler ve sorumluluklar hakkında net bir bilgilendirme yapılmalıdır. Beklentiler açıkça belirtilmeli ve performans hedefleri tanımlanmalıdır.
3. Departman ve Ekip Tanıtımı: Yeni çalışanların görevli olacakları departmanla ve birlikte çalışacakları ekip üyeleriyle tanıştırılması gerekir. Ekip arkadaşları ve yöneticileri ile kaynaşmasını sağlayacak etkinlikler ve tanışma toplantıları düzenlenmelidir.
4. İş ve Süreç Eğitimi: İhtiyaç duyulacak iş süreçleri, araçlar ve yazılımlar hakkında kapsamlı bir eğitim verilmelidir. Rehber niteliğinde belgeler, video eğitimler ve bilgi kılavuzları sunulmalıdır.
5. Şirket Politikaları ve Prosedürleri: Çalışanlara şirketin insan kaynakları politikaları, iş güvenliği prosedürleri, etik kurallar ve diğer önemli yönergeler hakkında bilgi verilmelidir.
6. Mentorluk ve Destek: İlk birkaç ay boyunca destek olacak bir mentor atanmalıdır. Mentor, çalışanın şirkete adaptasyon sürecini hızlandırır ve karşılaştığı zorluklarda ona rehberlik eder.
7. İdari İşlemler: İşe başlamak için gerekli olan tüm belgelerin ve formların tamamlanması sağlanmalıdır. Ayrıca, sosyal haklar, maaş, yan haklar gibi konular hakkında bilgilendirme yapılmalıdır.
8. Sosyal Etkinlikler ve Uyum Aktiviteleri: Diğer ekip üyeleriyle sosyal bir bağ kurması için çeşitli etkinlikler veya takım aktiviteleri düzenlenmelidir. Bu, çalışanların daha hızlı kaynaşmasını sağlar.
9. Performans ve Geri Bildirim Süreci: İlk 30, 60 ve 90 gün için düzenli performans değerlendirmeleri yapılmalı ve çalışanlara geri bildirim verilmelidir.
10. Devam Eden Eğitim ve Gelişim: Oryantasyon sürecinden sonra da sürekli eğitim ve gelişim fırsatları sunulmalıdır.
Oryantasyon Süreci Ne Kadar Sürmelidir?
Oryantasyon sürecinin süresi, işletmenin büyüklüğüne, sektörüne, yeni çalışanın pozisyonuna ve yapılacak işe bağlı olarak değişir. Genel olarak 1 hafta ile 3 ay arasında sürebilir. Bu süre, çalışanın yeni işine ve ortama ne kadar hızlı adapte olması gerektiğine, şirketin ihtiyaçlarına ve çalışanın rolüne bağlı olarak ayarlanmalıdır. Bazı şirketlerde oryantasyon süreci, bir yıl boyunca devam eden eğitimler, mentorluk ve gelişim programları ile desteklenir. Önemli olan, oryantasyon süresinin çalışanların işlerine uyum sağlamalarına, iş ortamına entegre olmalarına ve kendilerini geliştirmelerine yeterli fırsatı sunacak şekilde planlanmasıdır.
Çalışanın ihtiyaçlarına göre esnetilebilen, ancak standart ve yapılandırılmış bir oryantasyon süreci, yeni çalışanların motivasyonunu artırır, şirket kültürüne hızlıca uyum sağlamalarını destekler ve verimli bir başlangıç yapmalarını sağlar. Bu süreç, uzun vadede çalışan bağlılığını ve performansını da olumlu yönde etkiler.
Bereketli ve bol kazançlı günleriniz olsun.
ActionCOACH – İşletme Koçu
