TOPLANTILARI VERİMLİ HALE GETİRMENİN 10 ADIMI

Neden toplantı yapılır?

TOPLANTILARI VERİMLİ HALE GETİRMENİN 10 ADIMI

Toplantılar hayatımızın vazgeçilmez bir parçasıdır. Bununla birlikte saatler süren verimsiz, üstelik karar alınamadan biten toplantılardan birçoğumuz şikayet ederiz. Üstelik hiç haberimiz olmadan son dakikada çıkan toplantılara gitmek tam bir işkencedir. Neden oraya gittiğimizi, bizden ne beklendiğini bilmeden katılır, vaktimizin çoğunu boşa harcarız. Kötü yönetilen toplantılar hem zaman hem de motivasyon kaybıdır.

Neden toplantı yapılır?

Aşağıdaki nedenlerden herhangi biri varsa toplantı düzenlenir.

·        Konu birden fazla kişiyi ilgilendiriyorsa

·        Farklı bilgi ve görüşlere ihtiyaç varsa

·        Ortak karar alma ihtiyacı varsa

·        Sorumluların net olarak belirlenmesi için

·        Bir grubu bir konuda ikna etmek için

·        Değişime hazırlamak için

·        Plan yapmak için

Toplantıya kimler katılmalı?

Az kişi ile yapılan toplantılar daha verimlidir. Katılan herkesin neden orada olduğunu ve kendisinden ne beklenildiğini bilmesi gerekir. Her katılımcının görevi farklı olabilir.

Toplantıya vekil olarak katılacak birisi varsa sadece dinlemek ve rapor etmek için katılacaktır veya kendisine karar verme yetkisi verilmelidir.

Toplantıya davet edilecek kişilerin katılma durumlarını önceden bildirmeleri beklenir. Davetli katılamayacaksa ne yapacak? Yerine birini gönderecek mi? Gönderilecek kişinin karar yetkisi var mı?

Katılması zaruri olan kişiler katılamayacaksa toplantı tarihi değiştirilmelidir.

Toplantıya gitmeden önce katılımcıların şunları düşünmesi gerekir:

·        Bu toplantıda benim rolüm ne olacak?

·        Toplantıda benden ne bekleniyor?

·        Toplantıda ben ne yapmalıyım?

 Toplantı odası nasıl olmalıdır?

·        Yeterince büyük

·        Sessiz

·        İyi havalandırılmalı

·        Isı ve nem durumu rahatsız etmemeli

·        Ses düzeni uygun olmalı

·        Göz yormayan duvar ve zemin rengi

·        Aydınlatma yeterli olmalı

·        Teknolojik araç ve gereçler olmalı

·        Masa ve sandalye rahat olmalı

·        Uygun oturma düzeni olmalı

Verimli bir toplantı için

Verimli bir toplantı temelde üç aşamadan oluşmalıdır: Toplantı öncesi planlama, toplantı sırasında zamanı ve süreci yönetmek ve toplantı sonrasında raporlama, bilgilendirme. Toplantıların istenilen sonuçlara ulaşması için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:

Toplantı öncesinde

1.     Toplantı zamanını, yerini ve süresini önceden belirleyin. Katılımcıların kendi işlerini planlamaları için fırsat verin.

2.     Farklı konular konuşulacaksa her konuya ayrılacak zamanı önceden belirleyin.

3.     Gündemi önceden katılımcılara gönderin. Herkes kendisinden ne beklendiğini bilsin. Toplantıya hazırlanarak gelsin.

4.     Toplantı için bir hedef belirleyin. Hangi çıktı ile toplantıyı bitireceksiniz? Örneğin yeni satış fiyatlarını belirlemek veya bir müşteri şikayetine verilecek cevaba karar vermek gibi.

5.     Toplantıda kullanılacak belge ve raporları katılımcılara önceden gönderin.

6.     Sadece toplantıya katkıda bulunacak kişileri çağırın.

Toplantı sırasında

7.     Toplantı sırasında katılımcıların hedefe odaklanmalarını sağlayın. Tam zamanında başlayın ve bitirin. Karar verirken gerekiyorsa oylama sistemi kullanın.

8.     Toplantı kurallarını baştan açıklayın. Örneğin zamanı etkin kullanmak, başka fikirlere açık olmak, diğerlerini saygıyla dinlemek, katılımcı olmak, telefonları sessize almak, tekrardan kaçınmak gibi temel kurallar olmalıdır. Toplantıda bütün görüşlerin dile getirildiğinden emin olun. Herkesi fikrini açıklamaya teşvik edin. Gereksiz tartışmalara izin vermeyin. Gündeme sadık kalın. Periyodik yapılan toplantılarda rutin konuşulan konular öncelikli maddeler arasında yer almamalıdır.

9.     Toplantı sonucunda kararları özetleyin. Herkes için bir sonraki adımı net olarak belirleyin. Kim, ne zaman, nerede, ne yapacak, nasıl yapacak belli olsun.

Toplantı sonrasında

10. Toplantı notlarını ve alınan kararları tüm katılımcılarla paylaşın. Takip görüşmeleri veya toplantıları planlayın.

 Her toplantı sonrası değerlendirmenizi yapın. Toplantı amacına ulaştı mı? Ulaşmadıysa neden? Toplantıya katılanlar doğru kişiler miydi? Toplantı yöntemi etkili miydi? Varsa katılımcılardan gelen geri bildirimleri de dikkate alın.

Toplantılar problemlerin çözüldüğü, kararların alındığı ve bilgilendirmelerin yapıldığı ortamlardır. Aynı zamanda tüm ekibin hizalanması sağlanır. Ekip başarısı için etkin toplantı yönetimi kaçınılmazdır.

Bereketli ve bol kazançlı günleriniz olsun.

Gülfidan Bereket

ActionCOACH – İşletme Koçu