TOPLANTILAR, EN ÖNEMLİ YÖNETİM ARACI VE PERFORMANS GÖSTERGESİDİR
Başarılı toplantılar için nelere dikkat edilmeli?
Editor
0
Aysen Laçinel'in ekononomidünya.com daki yazısısında İş yönetiminde, etkili iletişim araçlarından biri olan toplantılar hem iç iletişim hem birimlerarası iletişim için hem de hedef paylaşımı ve planlama için üst seviyede önemlidir.
Bazen çok sık yapılır gündemsiz veya gündem dışı konularla uzar ve toplantı kayıt altına alınmaz dolayısı ile de sözü verilen işler ve o işi yapacak kişi takip edilmez, amaca da hizmet etmeyen toplantılarla zaman boşa harcanır.
Oysa hazırlıklı, gündemli ve mutabık kalınan konular ve işin sorumlusu ve iş teslim zamanı belirlenmiş ve toplantı protokolünde kayda geçip sonrasında katılımcılarla paylaşılmış toplantılar iş yönetimini kolaylaştırır, sağlıklı bilgi akışı ile performans göstergesi olur.
Başarılı toplantılar için nelere dikkat edilmeli?
1) Toplantılar 3 aşamadan oluşur.
Toplantı Öncesi Hazırlık
Toplantı Zamanı
Toplantı Sonrası
2) İlk aşama hazırlık için konu,amaç, zaman süre ve katılımcılar belirlenmelidir.
Gündem teyidi ve zaman teyidi alınmalıdır.
Toplantı yapılacağı yer kullanılacak araç gereçler sunum not alınacak araçlar, oturma düzeni ikramlar, önceden belirlenmeli hazırlanmalıdır.
3) Toplantı zamanından önce organize edenlerin tüm kontrolleri yapmış olması gerekir.
Katılımcılar toplantıdan en az 5 dakika önce gelmiş olmalıdır.
Toplantı başkanı, yazman önceden belirlenmiş olmalıdır.
Toplantı gindeme uygun yapılmalı ve iletişim diline dikkat edilmelidir.
Konularda mutabuk kalınanlar kaydedilmeli ve toplantı protokolüne geçmeli ve takip edilmeli, raporlama istenmelidir.
4) Toplantı sonrası protokol taslak olarak dağıtılmalı feedback ile varsa ek notlar alınmalı ve tüm katılımcılara ve bilgisi olması gerekenlere dağıtılmalıdır.
Toplantı protokollerine uyum en önemli performans aracıdır.
Her toplantıda bir önceki toplantı protokolü üzerinden geçilerek yeni toplantıya başlanır.
Böylelikle; sağlıklı düzenli bilgi paylaşımı ile hedefler ve planlama görev dağılımları, hedef gerçekleşen değerlendirmeleri, etkin iletişim kurularak toplantılarla yapılır.
Hem zaman kazandırır hem şeffay yönetim anlayışını gösterir.
