"Üç harfliler" tanımlaması son haftalarda oldukça popüler olmasına karşın burada ben size market ya da pazardan bahsetmeyeceğim.. Ancak özellikle ülkemiz KOBİ'lerinin hem korkulu rüyası hem de hayali olan uçtan uca dijitalleşme ve bunun bileşenleri olarak üç harflilere değinmek ve nereden başlayacağını kestiremeyen, iç belirsizliği azaltmak isterken dış belirsizliklerden dolayı yatırım yapma endişesi duyan KOBİ'lere biraz destek sunmak amacıyla yazıyorum bu defa.

İnternette gezinirken, iş başvurusu yaparken ya da bir iş ilanı hazırlarken genellikle üzerinden geçilen ancak organizasyona bir türlü tam anlamı ile getirilemeyen üç harflilerden ilki ERP. ERP, ingilizce, Kurumsal Kaynak Planlaması anlamına gelen Enterprise Resource Planning kelimelerinin baş harflerinden oluşan, aslında baya baya elle de yapılabilir olmasına karşın günümüzün yazılım dünyasında kıyasıya rekabet oluşturan bir kavramdır.

Basit bir arama motoru araması ile kurumsal kaynak planlamasının uçtan uca kontrol mekanizması sağladığını görmek mümkündür. Çünkü bir işletme için kaynak her şeydir ve her şey bir kaynaktır. Personel, duran varlıklar, muhasebeleştirilen ve muhasebeleştirilemeyen faaliyetler ve birimler, çay, kahve, hammadde, makine, zaman gibi ucu bucağı olmayan bir kavram olan kaynağı ve bunların birbirleri ile nasıl bir ilişki içinde olduğunu düzenlemeye yarayan bir sistemdir. ERP, her ne kadar artık basit arayüzler ile uygulanabilir gibi dursa da etkin yönetimi profesyonelleri bulundurmayı gerektiren bir yönetim destek mekanizmasıdır. Karar vericilere, her an kaynakların durumunu, gelecek projeksiyonlarını ve riskleri görmeyi sağlamasının yanı sıra, departmanların performansını ölçme ya da ödüllendirme uygulamaları geliştirme gibi konularda da fikir vermesi mümkündür.

Ancak ERP ile elde edilen veriler mevcutta bulunsa bile genellikle işletmelerde yüzlerce satıra yayılmış rakamların oluşturduğu raporların dışına genellikle çıkılamaz. Yöneticilerin doğru analiz yapılabilmesi için önemli olan verilerin bilgiye dönüştürülebilmesidir. Ölçümler, ancak yorumlanabildiği zaman anlam ifade edeceğinden, ERP'nin uygulanması esnasında yalnızca süreçlerin dijitale dönüştürülmesinin yeterli olamayacağının altını çizmek gerekir.

Peki de, gerçekten nereden başlanmalıdır?

Aslında her işletme için özel olarak yanıtlanması gereken bir sorudur bu. Şayet bir reçeteli üretim yapan işletme söz konusu ise ve sürekli stok sorunu söz konusu ise öncelikle buraya odaklanmak gerekir. Üretimi ya da toptan alım konusunda çok avantajlı olmasına karşın satışında istediği noktaya ulaşamayan bir işletme ise müşterilerle doğrudan temas kuran satış ya da müşteri ve firma arasında bilimsel metodolojiler ile bağ oluşturmaya çalışan pazarlama departmanındaki sorunlara öncelik verilmelidir.

Muhasebe hata ve hilelerinden yakınma söz konusu ise ya da aynı anda birden çok işletmenin muhasebe faaliyetleri kontrol edilmeye çalışılıyorsa, muhasebeyi dönüştürerek ERP'ye başlamak daha mantıklı olacaktır. Kısacası bir işletmenin ERP sürecinde önceliğini kendi problemleri belirlemektedir. Dolayısıyla problem tanımlaması yapılmalı, olası çözüm önerileri üretilmeli ve süreç projelendirilmelidir. Bir işletmenin ERP sistematiğini oluşturması, süreçler arasında entegrasyon sağlaması, çalışanlarını bu yeni uygulamalara adapte etmesi uzun soluklu bir süreçtir. Ortalama olarak iki yıllık bir süre almasına karşın teknolojinin ve yönetim biliminin sürekli geliştiğini de düşünürsek aslında bir defa ERP'ye adapte olunma çabasına girildiği anda aslında bitmeyen bir gelişime girilmiş olmaktadır demek mümkün olacaktır.

Her ne kadar #ERP için adım adım hareket edilse de nihai hedefin bütünleşik bir yönetim mekanizması kurmak olduğunu söylemek lazımdır. Öncelikli alanların dijitalleştirilmesinin ve kontrol edilmesinin kolay hale getirilmesinin yanı sıra hataların ayıklanması, kısayolların bulunması ve verimliliğin arttırılması gerekir. Sonra bir diğer departmana ve sürece geçilerek #ERP bütün işletmeye yayılmalıdır. Süreçler tek tek ele alınırken aynı zamanda iş akışı içinde birbirleri ile hangi noktalarda temaslarının olduğu analiz edilmeli ve ERP sürecinde bu noktalara özellikle dikkat edilmelidir. Akış kontrolleri, hataların ayıklanmasının ve karlılılığın arttırılmasının en önemli aşamasıdır. Bunu siyah beyaz bir çizimi, aşama aşama renklendirerek günün sonunda anlamlı bir tablo oluşturmak gibi hayal etmek mümkündür.

ERP sistemleri satan yazılım şirketleri, genellikle müşterilerine "anahtar teslim" bir ürün sattıklarını belirtmektedirler. Bu, yöneticilerin para verdikten sonra beklentilerinin çok yükselmesine neden olmaktadır. Ancak kurulumlar tamamlandıktan sonra, uzay mekiğinin içine tek başına konulmuş ve Mars'a doğru yol alırken kendinizi bulmanız mümkündür. Hangi tuşa basarak eve döneceğinizi bilemeyebilirsiniz. İşte tam da bu sebeple, ERP sürecinde yazılım firması ve ürün uzun bir araştırma sonucunda seçilmeli, yönetsel talepler, yazılım ve bunun yetenekleri, personel gücü kontrol edilmelidir. Yalnızca yazılım firmasının proje yöneticisi ile ilerlenmemeli, işletme içindeki akışların yazılıma etkin biçimde aktarılabilmesi ve olası kısayolların bulunması için işletme içinden de proje yöneticisi ve ekibi seçilmelidir.

ERP'de her adımda kontroller sağlanmalı, yazılım ürünü işletmenin özelliklerine göre şekillendirilebilmelidir. Yazılımın geleceği de göz önünde bulundurularak aslında hangi tabanda yapılmış bir ürün olduğuna da bakmak gerekir. Dış dünyadan sürekli olarak değişen ve artan bilginin işletmenize geleceğini ve bunun iş süreçlerini etkileyebileceğini unutmamak gerekmektedir. Dolayısıyla ERP ile yalnızca bugüne odaklanmak aslında Mars'a çakılmak anlamına gelecektir. Yazılımın temelinin sağlamlığından emin olmanız, bu firmanın desteğinden ve eğitimlerinden, ayrıca güncellemelerinden ve taleplere ne kadar hızlı olarak yanıt verdiğinden de emin olmanız gerekir.

ERP bir çatıdır. Satınalma, satış, pazarlama, üretim, stok, envanter, personel, İK, malzeme gibi her faaliyete uygulanabilir alt süreçler bütünüdür ve #CRM, #HRM, #MRP, gibi yine üç harfli sıkı dostları -aslında bileşenleri- vardır. Bunları zaman içinde tek tek açıklamaya çalışacağım diğer yazılarımda görüşmek üzere.. Sorularınız için her zaman ulaşabilirsiniz. İyi haftalar :)